Cum să faci primul pas către un birou fără hârtie?

Și aveți impresia că în firmă se adună hârtii mai repede decât reușiți să le sortați? Facturi în bibliorafturi, contracte în sertare, avize de livrare pe masă și documente importante pe care nimeni nu le poate găsitocmai în momentul în care aveți nevoie de ele? Tocmai de aceea, tot mai multe companii trec la biroul fără hârtie. Digitalizarea documentelor astăzi nu este complicată și nici costisitoare și poate economisi o cantitate surprinzătoare de timp și spațiu.

Ce anume nu mai trebuie să rezolvați astăzi pe hârtie?

Multe companii își imaginează prin noțiunea de birou fără hârtie doar scanarea facturilor. În realitate, se pot digitaliza mult mai multe procese decât s-ar putea crede la prima vedere.

• Facturi și contracte – arhiva electronică este mai clară decât dosarele pline
• Avize de livrare și comenzi – stocare ușoară și căutare rapidă
• Procese-verbale de predare – semnătură direct pe tabletă sau telefon
• Instrucțiuni și proceduri interne – în locul dosarelor tipărite este suficient un cod QR
• Evidența bunurilor – calculatoarele, imprimantele sau uneltele pot fi marcate cu o etichetă
• Arhivarea documentelor – mai puțină hârtie și mai mult spațiu în birou

Biroul fără hârtie începe cu documentele

Primul pas este transformarea documentelor pe hârtie în format electronic.

Facturile, contractele, comenzile, ofertele sau documentația de personal pot fi scanate în doar câteva secunde cu ajutorul unui scanner de documente și stocate în siguranță în calculator sau în sistemul companiei.

Datorită digitalizării documentelor, se elimină căutarea îndelungată în arhive, iar informațiile necesare vă sunt disponibile practic imediat. Scanerele moderne pentru documente pot, în plus, să realizeze scanarea față-verso, alimentarea automată a documentelor și arhivarea rapidă a unei cantități mai mari de hârtii.

Un singur cod QR poate înlocui un întreg biblioraft

Sună exagerat? De fapt, este suficient să lipiți codul QR pe biblioraft, cutie sau raft, iar după scanarea acestuia, angajatul va ajunge direct la documentele stocate în sistem.

• manuale pentru dispozitiv
• documentație de service
• certificate de garanție
• instrucțiuni de siguranță
• documentație foto
• documente interne ale companiei

În loc să căutați hârtii, este suficient să scoateți telefonul și în câteva secunde aveți totul la îndemână. Tocmai astfel de soluții simple aduc adesea cea mai mare economie de timp.

Ordine care economisește timp

Biroul fără hârtie nu înseamnă doar scanare. Este importantă și organizarea documentelor, dosarelor, arhivelor și spațiilor de depozitare.

De aceea, multe companii folosesc imprimante de etichete, care permit o etichetare rapidă și profesională:

• dosarelor și cutiilor de arhivare
• rafturilor și pozițiilor de depozitare
• bunurilor companiei
• echipamentelor și accesoriilor
• sertarelor și spațiilor de depozitare

O etichetă simplă economisește adesea mai mult timp decât își dau seama majoritatea oamenilor.

Când trebuie să găsiți un document în câteva secunde

În companii se folosesc din ce în ce mai des codurile QR și codurile de bare. Documente, bunuri sau stocuri pot fi înregistrate cu ușurință și apoi identificate în câteva

 momente. În combinație cu cititoarele de coduri de bare obțineți un sistem de evidență rapid și eficient, fără transcriere îndelungată a datelor.

Această soluție își găsește utilizarea nu doar în depozite și logistică, ci și în birouri, departamente de contabilitate, arhive sau în companii de producție.

O mică schimbare, o mare diferență

Trecerea la un birou fără hârtie nu trebuie să aibă loc într-o singură zi.

Multe companii încep treptat:

• digitalizarea documentelor noi
• introducerea arhivării electronice
• etichetarea documentelor și a bunurilor cu etichete
• utilizarea codurilor QR și a codurilor de bare
• limitarea tipăririi inutile

Dacă doriți să obțineți o mai bună imagine de ansamblu asupra documentelor, stocurilor și administrației companiei, vă pot ajuta și etichetele autoadezive, care își găsesc utilitatea aproape în orice birou și depozit.

Biroul fără hârtie nu este doar o tendință modernă. Este un mod practic de a simplifica munca de zi cu zi, de a accelera căutarea documentelor și de a scăpa de haosul inutil al hârtiei. Cu cât începeți mai devreme, cu atât mai devreme veți simți diferența.

Bára de la CDRmarket