Cum să faci primul pas către un birou fără hârtie?

Ai și tu impresia că documentele pe hârtie se adună în companie mai repede decât reușești să le organizezi? Facturi în bibliorafturi, contracte în sertare, avize de livrare pe birou și documente importante pe care nimeni nu le găsește exact atunci când este nevoie de ele? Tocmai de aceea tot mai multe companii trec la un birou fără hârtie. Digitalizarea documentelor nu mai este astăzi complicată sau costisitoare și poate economisi surprinzător de mult timp și spațiu.

Ce nu mai trebuie gestionat astăzi pe hârtie?

Multe companii asociază conceptul de birou fără hârtie doar cu scanarea facturilor. În realitate, pot fi digitalizate mult mai multe procese decât ar putea părea la prima vedere.

• Facturi și contracte – o arhivă electronică este mai ușor de gestionat decât bibliorafturile pline
• Avize de livrare și comenzi – stocare simplă și căutare rapidă
• Procese-verbale de predare-primire – semnare direct pe tabletă sau telefon
• Manuale și proceduri interne – în locul dosarelor tipărite este suficient un cod QR
• Evidența bunurilor – calculatoarele, imprimantele sau uneltele pot fi marcate cu etichete
• Arhivarea documentelor – mai puțină hârtie și mai mult spațiu în birou

Un birou fără hârtie începe cu documentele

Primul pas este transformarea documentelor pe hârtie în format electronic. Facturile, contractele, comenzile, ofertele sau documentația de resurse umane pot fi scanate în doar câteva secunde cu ajutorul unui scanner de documente și stocate în siguranță pe un computer sau într-un sistem al companiei.

Datorită digitalizării documentelor, dispare necesitatea căutării îndelungate prin arhive, iar informațiile necesare sunt disponibile aproape instantaneu. În plus, scannerele moderne de documente pot realiza scanare față-verso, alimentare automată a documentelor și arhivare rapidă a unui număr mare de documente.

Un singur cod QR poate înlocui un întreg biblioraft

Sună exagerat? În realitate, este suficient să lipiți un cod QR pe un biblioraft, o cutie sau un raft, iar după scanare, angajatul va avea acces direct la documentele stocate în sistem.

• manuale de utilizare
• documentație de service
• certificate de garanție
• instrucțiuni de siguranță
• documentație foto
• documente interne ale companiei

În loc să căutați documente pe hârtie, este suficient să luați telefonul, iar în doar câteva secunde aveți totul la îndemână. Tocmai aceste soluții simple aduc adesea cele mai mari economii de timp.

Ordinea care economisește timp

Un birou fără hârtie nu înseamnă doar scanare. La fel de importantă este organizarea documentelor, dosarelor, arhivelor și spațiilor de depozitare.

De aceea, multe companii folosesc imprimante de etichete, care permit o etichetare rapidă și profesionistă a:

• bibliorafturilor și cutiilor de arhivare
• rafturilor și locațiilor din depozit
• bunurilor companiei
• echipamentelor și accesoriilor
• sertarelor și spațiilor de depozitare

O simplă etichetă poate economisi adesea mai mult timp decât își imaginează majoritatea oamenilor.

Când trebuie să găsiți un document în câteva secunde

Companiile folosesc din ce în ce mai des coduri QR și coduri de bare. Documentele, bunurile companiei și stocurile pot fi evidențiate și apoi identificate rapid în doar câteva momente.

În combinație cu cititoarele de coduri de bare, obțineți un sistem de evidență rapid și eficient, fără introducerea manuală a datelor.

Această soluție își găsește aplicabilitatea nu doar în depozite și logistică, ci și în birouri, departamente de contabilitate, arhive sau companii de producție.

O schimbare mică, o diferență mare

Trecerea la un birou fără hârtie nu trebuie să se realizeze peste noapte. Multe companii încep treptat:

• prin digitalizarea documentelor noi
• prin introducerea arhivării electronice
• prin etichetarea documentelor și bunurilor cu etichete
• prin utilizarea codurilor QR și a codurilor de bare
• prin reducerea tipăririi inutile

Dacă doriți să obțineți un control mai bun asupra documentelor, stocurilor și administrației companiei, vă pot ajuta și etichetele autoadezive, care își găsesc utilitatea în aproape orice birou și depozit.

Biroul fără hârtie nu este doar un trend modern. Este o metodă practică de a simplifica activitatea zilnică, de a accelera găsirea documentelor și de a elimina haosul inutil creat de documentele pe hârtie. Cu cât începeți mai devreme, cu atât mai repede veți observa diferența.

Bára de la CDRmarket