Când este necesar un distrugător de documente la birou?

Comunicarea confortabilă cu oamenii din întreaga lume și baza de date uriașă de informații disponibile sunt doar o mică piesă din mozaicul variat al avantajelor prezentului. Există însă și anumite aspecte negative. Era digitală favorizează atacurile sofisticate asupra cardurilor de plată, a serviciilor de online banking sau a bazelor de date cu informații sensibile. Din fericire, riscurile de securitate menționate pot fi eliminate relativ ușor, iar în mare măsură puteți decide chiar dumneavoastră asupra securității datelor dvs.

Companiile mari, dar și firmele mijlocii sau chiar micile afaceri de familie, nu uită să investească în securitatea laptopurilor și a calculatoarelor desktop ale companiei. Ne poate bucura însă faptul că firmele încep să acorde o atenție similară și securității imprimantelor, care în trecut erau protejate doar minimal. Prin urmare, imprimantele au devenit și ele o țintă frecventă a atacurilor cibernetice.

Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului, cunoscut sub acronimul GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor), a crescut cerințele privind protecția informațiilor sensibile. De aceea, protecția informațiilor confidențiale stocate în computere sau în imprimante a devenit o prioritate și mai mare pentru companii. Protecția datelor nu ar fi însă completă dacă nu ați acorda aceeași atenție informațiilor aflate pe hârtie. Și există cu siguranță mai mult decât suficiente în fiecare companie, în ciuda digitalizării puternice.

Soluția este oferită de distrugătorul de documente

Fiecare companie lucrează cu informații sensibile, care cu siguranță nu ar trebui să ajungă în mâini nepotrivite sau la concurență.Putem menționa contabilitatea, copii ale contractelor comerciale, oferte de preț, contracte de muncă și o multitudine de alte date personale sau comerciale referitoare la dumneavoastră, clienții dumneavoastră, partenerii de afaceri sau angajații dumneavoastră.

Ar fi totuși foarte naiv să credem că astfel de informații confidențiale nu necesită o gestionare adecvată. Desigur, acestea sunt necesare, de la începutul arhivării lor până la sfârșitul complet. Dacă, așadar, vă decideți într-o zi să le eliminați, cu siguranță nu este bine să rezolvați acest lucru rupându-le în câteva bucăți și aruncându-le la gunoi. Modul ideal este un distrugător de documente care taie hârtia în sute de bucăți mici. Puteți fi siguri că nimeni nu le mai poate pune cap la cap, așa că scurgerea de informații sensibile este exclusă.

Se poate distruge nu doar hârtia

Tocătoarele de documente, la fel ca multe alte echipamente de birotică, dispun de o versatilitate care oferă posibilități largi. În practică, de exemplu, puteți opta pentru imprimante cu jet de cerneală sau laser, iar în cazul unui distrugător de documente nu trebuie deloc să vă limitați doar la distrugerea foilor individuale de hârtie. Tocătoarele moderne de documente pot face mult mai mult. Datorită unor modele, veți putea cu ușurință să faceți față distrugerii discurilor CD, cardurilor de credit sau chiar a dischetelor. Nici documentele de birou prinse cu capsator sau cu o agrafă nu vor reprezenta o problemă pentru tocătorul de documente.

Din perspectiva clientului, alegerea unui distrugător de documente pentru birou poate fi influențată în mare măsură de nivelul de protecție pe care acest dispozitiv îl poate oferi. Asta înseamnă că trebuie să alegeți distrugătorul de documente în funcție de cât de mici bucăți poate tăia, în timpul distrugerii, documentele care conțin informații sensibile. Un alt nivel de confidențialitate va fi necesar, în mod logic, pentru documentele militare sau guvernamentale, iar un altul pentru cele ale companiilor. Pentru a vă orienta mai bine în această temă, vă vom oferi o scurtă prezentare generală a nivelurilor de clasificare.

Adecvarea unui distrugător de documente poate fi decisă de standard

În general, distrugerea suporturilor de date, inclusiv a hârtiei, este reglementată de standardul DIN 66399. În standardul DIN 66399 sunt definite 7 niveluri de securitate pentru diferite clasificări ale materialului (P-1 până la P-7). În cadrul nivelurilor de securitate, după cum am sugerat deja, se face apoi distincția în funcție de dimensiunea particulelor și de posibilitatea reconstruirii materialului distrus prin tocător. În funcție de gradul de confidențialitate, respectiv. în funcție de dimensiunea particulelor, veți afla astfel ce tocător de documente este potrivit pentru nevoile dumneavoastră. În concluzie, mai adăugăm doar că, cu cât gradul de secretizare este mai ridicat, cu atât nivelul de securitate este mai înalt și dimensiunea particulelor de hârtie distruse este mai mică.

Grad de protecție P-1

Recomandat pentru documente obișnuite fără date sensibile. Reconstrucția datelor distruse prin tocător este posibilă și fără cunoștințe de specialitate, dar necesită mult timp. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 2 000 mm² sau lățimea benzilor poate avea max. 12 mm. Lungimea benzilor este nelimitată.

Nivel de protecție P-2

Potrivit pentru documente de bază cu unele date mai puțin protejate (de ex. adresă). Reconstrucția datelor distruse este posibilă doar cu utilizarea mijloacelor auxiliare, însă rămâne în continuare consumatoare de timp. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 800 mm² sau lățimea benzilor poate avea max. 6 mm, lungimea benzilor este nelimitată.

Grad de protecție P-3

Ideal pentru documente interne cu informații mai sensibile.

Reconstrucția datelor ar necesita mult efort și resurse financiare. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 320 mm² sau lățimea benzilor poate avea max. 2 mm. Lungimea benzilor este nelimitată.

Nivel de securitate P-4

Destinat documentelor confidențiale (de ex. extrase bancare). Reconstrucția datelor distruse prin tocător ar necesita utilizarea unor echipamente de care pot dispune unități speciale. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 160 mm² sau lățimea benzilor poate avea max. 6 mm.

Grad de protecție P-5

Potrivit pentru documente confidențiale și strategice.

Reconstrucția datelor distruse este foarte puțin probabilă. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 30 mm² sau lățimea benzilor poate avea max. 2 mm.

Nivel de securitate P-6

Utilizat pentru documente confidențiale cu un nivel ridicat de protecție (potrivit pentru structurile de securitate, documente juridice și corporative cu cea mai înaltă prioritate).

Reconstrucția datelor distruse este exclusă. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 10 mm² și lățimea benzilor poate avea max. 1 mm.

Nivel de protecție P-7

Cel mai înalt standard de securitate, potrivit pentru documente cu informații strict secrete. Reconstrucția documentelor distruse nu este posibilă. Suprafața particulelor de hârtie mărunțită poate fi max. 5 mm² și lățimea benzilor poate avea max. 1 mm.