(Lu - Vi: 8:00 - 16:00)info@cdrmarket.ro

8 sfaturi, cum puteți economisi în firmă bani la imprimare

Marea majoritate a companiilor nu poate face faţă unui efort considerabil de a  reduce eficient costurile de imprimare. Economiile nu corespund adesea eforturilor depuse și în ciuda condițiilor comparabile, companiile obțin rezultate diametral diferite. Deci, unde fac unele companii greșeli sau mai exact spus, cum să economisiți în companie la imprimare?

Companiile sunt conștiente de faptul că, tonerele, cartușele cu jet de cerneală, hârtia de birou, energia pentru folosirea echipamentelor, serviciul de imprimare, arhivarea sau eliminarea hârtiei îi costă fonduri considerabile în fiecare an, pe care ar putea să le investească mult mai eficient. Nu este de mirare, faptul că companiile încearcă să facă economii luând diverse măsuri, inclusiv motivându-și angajații. Așa cum s-a dovedit, un cuvânt pozitiv și diverse pliante motivaționale nu au avut practic niciun efect pozitiv în reducerea costurilor de imprimare.

Puțin mai de succes au fost companiile care nu s-au bazat doar pe angajații lor și s-au străduit să implementeze software pentru „birouri fără hârtie”, care înlocuiau înregistrările pe hârtie ale documentelor și permiteau angajaților să acceseze aceste documente de oriunde. În mod surprinzător, nici chiar aceste birouri fără hârtie nu sunt o garanție a succesului, deoarece cei mai mulți bani au economisit companiile, care au procedat mai puternic și au luat o serie de măsuri. Noi am selectat dintre ele cele mai eficiente, care pot fi aplicate în orice companie.

  1. Înlocuiți imprimantele mici ineficiente cu una centrală

Rețeta pentru reducerea costurilor de imprimare poate fi înlocuirea imprimantelor mai vechi, cu costuri ridicate, cu imprimante mai moderne, eficiente din punct de vedere energetic. Cu toate acestea, mai multe imprimante înseamnă totuși mai multe consumabile, de aceea va fi ideal să aveți o imprimantă centrală și să imprimați printr-o rețea de calculatoare. Dacă plasați imprimanta împreună cu angajatul care se va și ocupă de aceasta, veți economisi bani.

  1. Monitorizați lucrările de imprimare introduse

Imprimantele moderne pot crește economiile monitorizând ce imprimă utilizatorii sau departamente specifice și de exemplu pot permite un tip de imprimare aprobat numai dacă este nevoie. În plus, dacă anunțați angajații că intenționați să efectuați o astfel de monitorizare la intervale regulate, putem paria că costurile de imprimare se vor reduce cu până la câteva zeci de procente.

  1. Eliminați greșelile, ele pot costa compania mult mai mult decât credeți

A greși este uman și nimeni dintre noi nu este perfect, dar greșelile trebuie privite și din cealaltă parte financiară. De exemplu, dacă doriți să imprimați doar o singură pagină a unui document de 15 pagini, dar faceți o greșeală și imprimați întregul document, ați transformat inutil 14 foi de hârtie de birou. În companiile mai mari, astfel de erori pot ajunge la mii de pagini, ceea ce va crește inevitabil consumul de hârtie și toner de birou.

  1. Pe lângă greșeli, rezolvați și partea cu uitarea

Când am menționat greșeala umană de mai sus, ne-am dat seama faptul că, ar fi cazul să menționăm și uitarea. Din cauza stresului și a angajamentului de muncă ridicat, angajații pot uita faptul că au imprimat deja documentele o dată. Soluția poate fi să trimiteți lucrări de imprimare pe server, unde aceștia așteaptă în linie și numai atunci când angajații vin la imprimantă și confirmă imprimarea apăsând butonul, lucrarea este imprimată.

  1. Fonturile și marginile sunt detalii aparent neglijabile, dar eficiente

Metodele simple, dar totuși dovedite pentru reducerea costurilor de imprimare putem include micșorarea fontului. Dacă setarea fontului merge mână în mână cu setarea marginilor, vă puteți aștepta la o economie financiară destul de interesantă. Cu toate acestea, vom rămâne încă la aceasta categorie cu scrisul o perioadă.

  1. Nu lăsați neobservat nici tipul de font

Poate veți fi surprins, dar două clicuri obișnuite ale mouse-ului sunt suficiente pentru a economisi tonerul sau cerneala. Cele mai economice fonturi includ CenturyGothic, Calibriale sau Garamond, în timp ce Arial sau Tahomavy folosesc cele mai multe cartușe de imprimantă.

  1. Economisiți cu hârtia de birou

Dacă vă gândiți cum să economisiți în companie pentru imprimare, atenției dvs., nu ar trebuii să treacă cu vederea nici greutatea hârtiei de birou. Pentru lucrări normale de imprimare, utilizați hârtia clasică de birou cu o greutate mai mică, pentru ocazii speciale (imprimarea materialelor reprezentative etc.), alegeți hârtia mai scumpă cu greutatea mai mare.

  1. Imprimarea duplex trebuie să fie desigur

Din lista de sfaturi nu poate lipsi imprimarea duplex sau imprimarea pe ambele fețe a documentelor, cu ajutorul căreia, conform experienței companiilor de renume, se pot realiza economii de până la 40% din costurile de hârtie. Imprimarea alb-neagră sau imprimarea la o calitate inferioară merită luată în considerare într-un efort de a economisi bani.