10 sfaturi despre cum să reduceți costurile de imprimare și consumul de hârtie în școli

În prezent, din punct de vedere economic, toate școlile încearcă să găsească modalități de a economisi, fără a compromite standardele educaționale. Resursele materiale sunt în mod natural primul loc unde se caută posibilități de economisire a banilor. O singură școală consumă anual până la 1 milion de foi de hârtie (copierea nu este inclusă). Cum să preveniți acest lucru?Vă vom prezenta 10 moduri de a rezolva această problemă!




1) Alegeți o imprimantă economică

Este ușor să alegeți imprimante pe baza afirmațiilor producătorilor despre viteză și calitate, dar dacă doriți să reduceți costurile, trebuie să luați în considerare și alte funcții. Mai întâi trebuie să verificați cât de costisitoare este înlocuirea cartușelor de cerneală și dacă sunt disponibile versiuni de mare capacitate. Casetele standard pot costa mai puțin când vine vorba de costurile inițiale. Dar cartușele de mare capacitate vă permit să imprimați mai multe pagini și, pentru școli, unde va fi necesară zilnic o cantitate mare de imprimare, cartușele de mare capacitate pot fi chiar cu aproximativ 30% mai ieftine. Trebuie să fie color sau este suficientă o imprimantă alb-negru? Acestea nu sunt doar mai ieftine la achiziție, ci vă economisesc și bani când vine vorba de înlocuirea cartușelor de cerneală. În plus, cât de eficientă energetic este imprimanta? O imprimantă cu un consum mai redus de energie va economisi bani școlii dumneavoastră la facturile de electricitate. 

Alte sfaturi privind alegerea imprimantei potrivite pentru nevoile dumneavoastră de imprimare pot fi găsite în articolul nostru - Cum să alegeți cel mai bine o imprimantă pentru acasă și birou?

2) Comparați calitatea hârtiei cu calitatea documentului

Hârtiile rezistente, de înaltă calitate, pentru imprimante cu jet de cerneală și laser sunt excelente atunci când trebuie să faceți o impresie bună, dar utilizarea lor zilnică nu este rentabilă. Hârtia este furnizată în diferite calități, de obicei de la 60 g/m2 la 160 g/m2. Deși hârtia cu gramaj de 60 g/m2 nu va oferi rezultate de aceeași claritate ca hârtiile de clasă superioară, este absolut suficientă pentru majoritatea tipăririi de zi cu zi în școli, iar achiziția ei este mult mai ieftină. Din punct de vedere al cercetării, este mai avantajos să treceți la 60 g/m2 în loc de 100 g/m2 pentru utilizarea zilnică, ceea ce vă poate economisi 47 % din costurile cu hârtia. 

3) Setări pentru accesul la imprimare

Configurarea profilurilor individuale de utilizator pe calculatorul școlii este o idee excelentă dacă doriți să economisiți bani. Având în vedere că fiecare profesor și elev va trebui să se autentifice separat, administratorii vor putea identifica principalii vinovați care tipăresc prea repede! În prezent, multe programe software de administrare pe care le folosesc școlile permit, de asemenea, limitarea cantității pe care o poate imprima o persoană sau un grup. Creșterea gradului de conștientizare a faptului că resursele de imprimare nelimitate nu sunt disponibile va reduce risipa, deoarece toți utilizatorii își vor verifica cu atenție documentele înainte de imprimare pentru a se asigura că nu conțin erori. Profesorii pot, de asemenea, să monitorizeze activitatea de imprimare a elevilor, permițând sau interzicând accesul la imprimantă pentru anumite clase sau persoane individuale.

4) Verificați întotdeauna mai întâi previzualizarea imprimării

Previzualizarea imprimării este un instrument eficient și adesea neutilizat pentru economisirea banilor. Vă arată exact cum va arăta documentul atunci când este tipărit, ceea ce facilitează selectarea doar a părților pe care trebuie să le tipăriți și nu a întregului document, dacă într-adevăr nu aveți nevoie de el. Dacă, de exemplu, imprimați materialul sursă direct de pe o pagină web, acest lucru vă va permite să verificați dacă veți imprima pagini goale, la sfârșitul cărora va fi doar adresa web! De asemenea, vă permite să stabiliți dacă aveți într-adevăr nevoie de culoare în versiunea tipărită sau dacă va fi suficientă cea alb-negru.

5) Luarea în considerare a pretiparului digital

Odată cu progresul actual al tehnologiei digitale, consumul de hârtie nu mai este același ca în trecut. Îndrumarea studenților către trecerea la mediile digitale poate reduce semnificativ consumul de hârtie și costurile de tipărire. Printre modalitățile de a realiza acest lucru se numără:

• Permiteți elevilor să își trimită mesajele și temele prin e-mail, în loc să le predea pe hârtie. Profesorii îl pot apoi corecta online și trimite înapoi prin e-mail, eliminând complet necesitatea tipăririi
• Noile tehnologii, cum ar fi stocarea în cloud, pot fi o soluție excelentă, în special pentru proiectele de grup, deoarece permit stocarea și partajarea documentelor între mai mulți utilizatori online. Toți utilizatorii cu permisiune pot apoi edita documentele pe computerele lor, fără a fi nevoie să folosească hârtie

6) Tipăriți față-verso

Aproape toate imprimantele de astăzi au setarea Duplex, care permite imprimarea pe ambele fețe ale hârtiei. Deși acest lucru nu va fi potrivit pentru toate documentele, cum ar fi scrisorile, pentru tipărirea de zi cu zi în clasă este o modalitate simplă și eficientă de a economisi bani, deoarece, dacă este utilizat pentru majoritatea documentelor, poate reduce costurile cu hârtia cu aproape 50 %. Setarea tuturor imprimantelor pe Duplex ca setare implicită este ușoară, nu va dura mult și poate economisi școlii dumneavoastră mulți bani. Merită, de asemenea, să economisiți hârtia care a fost tipărită anterior pe o singură parte și nu mai este necesară, deoarece verso-ul poate fi folosit ca hârtie pentru scrisori.

7) Imprimați mai multe pagini pe o foaie

Majoritatea pachetelor software, inclusiv Microsoft Word și Adobe Acrobat, au o setare care permite plasarea a două sau chiar patru pagini de text pe o singură foaie de hârtie. Activarea acestei setări poate dubla economiile la imprimare sau chiar mai mult, păstrând textul lizibil. Dacă folosiți multe diapozitive din aplicația PowerPoint la clasă și le tipăriți ca materiale pentru elevi, alegeți opțiunea - vreau să tipăresc ca materiale în loc de diapozitive. Aceasta va imprima automat șase diapozitive pe pagină în loc de unul. Această schimbare simplă, în combinație cu imprimarea față-verso, poate duce la o economie de până la 92% a consumului de hârtie.

8) Micșorați dimensiunea fontului

Micșorarea dimensiunii fontului pe care îl folosiți pentru documente este o modalitate foarte simplă de a economisi banii școlii, deoarece, în mod firesc, cu cât fontul este mai mic, cu atât consumă mai puțină hârtie și cerneală. Trecerea de la un corp de literă de douăsprezece puncte la unul de zece va produce o diferență surprinzătoare și, totuși, va rămâne perfect lizibil. De asemenea, merită să luați în considerare ce font utilizați ca implicit. Unele fonturi, din cauza grosimii lor, consumă mai multă cerneală și hârtie decât altele. Cel mai economic font este Times New Roman, care produce în medie cu 44 % mai multe imprimări dintr-un cartuș de cerneală decât Verdana. Century Gothic a ieșit de asemenea bine, folosește mai puțină cerneală decât Times New Roman, dar literele sale late înseamnă că folosește mai multă hârtie, astfel că, per ansamblu, Times New Roman a fost cea mai bună alegere.


9) Imprimare în modul schiță

Setarea imprimantei pe modul schiță ca opțiune implicită va reduce semnificativ consumul de cerneală, fără a afecta în mod semnificativ aspectul documentelor de bază. Reduce automat rezoluția la care imprimă documentele la 300 dpi, ceea ce este absolut suficient pentru imprimarea de zi cu zi în clasă. Denumirea diferă în funcție de producător – se poate numi „Economisire toner” sau „Economisire”, dar de obicei o găsiți în fila „Hârtie/Calitate”, în secțiunea „Proprietăți” din setările imprimantei. Un alt bonus al imprimării în modul schiță este că poate crește și viteza de imprimare!


10) Imprimați alb-negru

Chiar aveți nevoie ca documentul dumneavoastră să fie tipărit color sau vă este suficient alb-negru? Imprimarea color poate costa de până la 10 ori mai mult decât cea alb-negru, deoarece cartușele color sunt mai scumpe decât cele negre. Dacă doriți să economisiți cât mai mulți bani, merită să setați imprimanta astfel încât să imprime totul alb-negru.


Denisa de la CDRmarket.